Privacybeleid

Stichting de Kap
Regentesselaan 2b
7316 AC Apeldoorn
055 529 55 20
E-mail: info@dekap.nl

Cookie- en Privacyverklaring

Stichting de Kap is een organisatie voor informele zorg. Zij levert vrijwillige ondersteuning in de thuissituatie aan inwoners van de gemeente Apeldoorn. Daarnaast biedt de Kap, als Stedelijk Knooppunt Mantelzorg, informatie en ondersteuning, in brede zin, aan (jonge) mantelzorgers en organisaties, instellingen en bedrijven die met mantelzorgers te maken hebben.

De Kap vindt bescherming en veiligheid van uw persoonsgegevens belangrijk. In deze Privacyverklaring beschrijven wij hoe we uw persoonlijke gegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen.

Deze Privacyverklaring is van toepassing op deze website en iedere vorm van contact met de Kap waarbij persoonlijke gegevens overgedragen worden.

Cookies
Voor een zo goed mogelijke werking van deze website maken wij gebruik van cookies

Wat zijn Cookies
Een cookie is een klein bestandje dat door deze website wordt meegestuurd en door uw browser (IE, Chrome, Safari etc) op uw computer of mobiel toestel wordt geplaatst. Informatie die in de cookie is opgeslagen kan weer naar de website teruggestuurd worden, wanneer de website opnieuw bezocht wordt.

Welke cookies gebruiken we
Wij maken gebruik van functionele en analytische cookies die ervoor zorgen dat de website goed en gebruiksvriendelijk werkt. En we op basis van het gebruik de site kunnen optimaliseren. Deze cookies bevatten geen persoonlijke gegevens. Ze zorgen er bijvoorbeeld voor dat eventuele voorkeuren worden onthouden (bijv. lettergrootte.) Ook wanneer u toestemming hebt gegeven voor het plaatsen van cookies kunnen wij dit door middel van een cookie onthouden.

Voor het abonneren en versturen van onze nieuwsbrief maken we gebruik van Mailpoet, een plugin waarmee we nieuwsbrieven vanuit de website kunnen versturen. MailPoet maakt gebruik van cookies en andere internettechnologieën die inzichtelijk maken of e-mails worden geopend en gelezen.

Daarnaast kunnen er ook cookies worden geplaatst door derden omdat wij:

• YouTube-video’s tonen op de website. YouTube maakt alleen cookies aan als u een YouTube-filmpje afspeelt. Een YouTube-filmpje kan advertenties bevatten. De advertentie leverende website kan zelf ook cookies plaatsen.
• Op verschillende plekken op de website social media buttons zoals Facebook, Instagram en LinkedIn gebruiken waarmee je ons kunt volgen op dat betreffende kanaal of de door ons geplaatste teksten makkelijk kan delen. Deze social media kanalen verzamelen informatie die ze door middel van de door hen geplaatste cookies kunnen verkrijgen.

Wij hebben geen invloed op de cookies van You Tube en andere social media kanalen. De informatie die ze verzamelen wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd en opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Zij beweren zich te houden aan de EU-US Privacy Shield principes en zijn aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens. Wilt u hier meer over weten dan verwijzen u naar de Privacyverklaring van deze partijen.

Cookies accepteren of weigeren
U krijgt voordat u gebruik maakt van deze website de mogelijkheid om cookies te accepteren of te weigeren. Als u geen cookies accepteert kunt u het plaatsen hiervan ook uitschakelen in de instellingen van uw browser. Hoe dit te doen is per browser verschillend. Raadpleeg hiervoor eventueel het HELP-menu van uw browser. U kunt dan ook eventuele al geplaatste cookies verwijderen.

Bedenk dat door het verwijderen van of het niet accepteren van cookies sommige onderdelen van de website misschien minder goed functioneren.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor websites van derden waarnaar op deze website gelinkt wordt. Wij adviseren bij bezoek hieraan de van toepassing zijnde voorwaarden te raadplegen.

Persoonsgegevens

Wat zijn Persoonsgegevens
Het gaat hierbij om gegevens waarmee een persoon direct of indirect geïdentificeerd kan worden. Bijvoorbeeld: naam, adres, bankrekeningnummer, gezondheidsgegevens.

Persoonsgegevens verzamelen en doeleinden
Door een bezoek aan onze vestiging, telefonisch, per post, per e-mail door via de website contact met ons op te nemen, door gegevens achter te laten op de website (invullen webformulier) of een huisbezoek verstrekt u ons persoonsgegevens die wij zo nodig verwerken.

Wij verzamelen in het algemeen gegevens ter identificatie en contactgegevens (bijv. Naam, adres, woonplaats (NAW), telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum)

Afhankelijk van de relatie die u heeft met Kap registreren wij aanvullende gegevens. Dit zijn alleen gegevens die nodig zijn om tot een goede uitvoering van het betreffende doel te komen. Het kan zijn dat hiervoor naast andere ‘gewone’ persoonsgegevens ook gezondheids-gegevens worden vastgelegd.

NB. Persoonsgegevens van personenonder de 18 jaar worden alleen met toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger (ouder, verzorger) geregistreerd.

De verzamelde persoonsgegevens gebruiken wij voor:

• onze dienstverlening;
• communicatie: contact leggen, informeren, adviseren;
• scholing en deskundigheidsbevordering;
• het verzenden, zowel per post als digitaal, van (gerichte) informatie, uitnodigingen, mededelingen, enquêtes/tevredenheidsonderzoek en het magazine Informeel;
• het verzenden van nieuwsbrieven;
• het verkrijgen van inzicht in en optimalisatie van onze informatievoorziening.

Persoonsgegevens verwerking – grondslag
Wij mogen u persoonsgegevens verwerken als daarvoor één van de wettelijke grondslagen geldt. Wij hanteren hiervoor de volgende grondslagen.

1. Totstandkoming en/of uitvoering van een overeenkomst.
2. Toestemming van de betrokkene.

Voor zover wij gegevens verwerken die niet onder de grondslag ‘overeenkomst’ vallen zullen wij deze alleen verwerken indien u hier uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven.

Voor de verwerking van eventuele gezondheidsgegevens van hulpvragers, die wij alleen vastleggen indien dit noodzakelijk is voor een goede dienstverlening, beroepen wij ons op de specifieke uitzondering van bijzondere persoonsgegevens van de Uitvoeringswet te weten:

“ Ten vierde is het verbod niet van toepassing op hulpverleners en instellingen of voorzieningen voor gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening, wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de goede behandeling of verzorging van de betrokkene of het beheer van de betreffende instelling of beroepspraktijk.”

NB: “Alle verwerkingen van gezondheidsgegevens die plaatsvinden op basis van de uitzonderingen in de Uitvoeringswet, zijn gehouden aan een geheimhoudingsplicht, ook waar dit niet voortvloeit uit andere wetten waar de dienstverlener aan onderworpen is. “

* uit de Handleiding Algemene verordening gegevensbescherming 4.5.3

Persoonsgegevens opslaan
Voor de opslag van uw persoonsgegevens maken wij gebruik van derde partijen (verwerkers). Uw gegevens kunnen worden opgeslagen op de beveiligde servers van Altios Cloud Experts het bedrijf waar wij onze ‘Cloud diensten’ afnemen.
Daarnaast maken we gebruik van het registratiesysteem van Wmomo en de cloudservice van vBoxx voor het vastleggen van persoonsgegevens. Met alle verwerkers hebben we een verwerkingsovereenkomst gesloten.

Gegevens die u middels formulieren op de website verstuurd worden alvorens definitieve verwerking tijdelijk opgeslagen in een database. Deze bevindt zich op een beveiligde server van Webatleten de host van deze site.

Deze derde partijen treden op als verwerker voor de Kap. Wij dragen er zorg voor dat deze partijen voldoende waarborgen bieden ten aanzien van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en dat zij persoonsgegevens alleen zullen verwerken in opdracht van de Kap.

Persoonsgegevens delen
Wij zorgen er voor dat de persoonlijke informatie die u ons verstrekt vertrouwelijk wordt behandeld en dat deze gebruikt wordt voor het doel waarvoor u ze heeft gegeven.
De door ons verkregen gegevens worden niet aan derden, anders dan de verwerkers, verstrekt tenzij u hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebt verleend.

Uitzondering hierop is een eventuele wettelijke verplichting of indien wij daartoe genoodzaakt zijn als gevolg van een rechtszaak en/of in het geval wij dat noodzakelijk achten ter bescherming van onze eigen belangen.

* Mantelzorgwaardering
In opdracht van de gemeente Apeldoorn verzamelen wij de gegevens die nodig zijn voor de aanvraag van de mantelzorgwaardering. Door het webformulier in te vullen verstrekt u ons persoonlijke gegevens. Uw gegevens worden direct in de database van Loyalty Group opgeslagen. Loyalty Group is door Gemeente Apeldoorn gecontracteerd om de Stadspassen uit te geven en gebruikt uw gegevens uitsluitend om deze taak uit te voeren. Na sluitingsdatum worden deze gegevens beveiligd aan de Kap overgedragen. Zo kunnen we iedereen die ingeschreven wil worden inschrijven en de vragenlijsten verwerken. Uw gegevens worden dus uitsluitend gebruikt om te beoordelen of u in aanmerking komt voor de waardering, indien nodig contact met u op te nemen en om de waardering aan u uit te keren.  De Kap heeft een verwerkingsovereenkomst gesloten met Loyalty Group. Uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld.

Bewaren van uw gegevens
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is. Dit is gewoonlijk tot maximaal 2 jaar na beëindiging van uw relatie met de Kap. Dit in verband met de verantwoording naar de Gemeente, onze subsidieverstrekker.

Gegevens die niet langer noodzakelijk zijn doordat zij reeds zijn verwerkt voor het doel waarvoor zij zijn verschaft, worden zo snel mogelijk verwijderd.

Beveiliging van uw gegevens
Wij hebben diverse technische en organisatorische maatregelen genomen ter bescherming van uw gegevens.

Medewerkers (beroepskrachten en vrijwilligers) hebben getekend voor geheimhoudingsplicht. Uw gegevens zijn alleen inzichtelijk voor personen die hiertoe geautoriseerd zijn. Alleen die gegevens zijn voor personen inzichtelijk die uit hoofde van hun functie noodzakelijk zijn.

De servers waarop uw gegevens zijn opgeslagen bij onze verwerkers zijn beveiligd (o.a. firewalls, data-encryptie, malware scanning).
Toegang tot gegevens in de data base van de website is beperkt tot de beheerder en enkele medewerkers die hiervoor geautoriseerd zijn. Voor toegang wordt gebruik gemaakt van 2-factor authenticatie. (wachtwoord en random code)
De verbinding tussen bezoeker en website is beveiligd door gebruik te maken van een SSL- certificaat. (slotje in de adresbalk)

Mocht het gebeuren dat, ondanks genomen maatregelen, derden ongeautoriseerd toegang krijgen tot uw gegevens, dan melden wij dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Privacyrecht
U hebt te allen tijde recht op inzage in uw persoonsgegevens, recht op correctie, verwijdering beperking of overdracht van uw persoonsgegevens.
Als de verwerking van uw gegevens berust op toestemming kunt u deze weer intrekken.

Tenslotte kunt u ook bezwaar maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens.
Wilt u informatie over uw persoonsgegevens of iets aanpassen neem dan a.u.b. contact op met de Kap.

Wilt u de nieuwsbrief niet langer ontvangen dan kunt u dat het snelst zelf regelen door onder aan de nieuwsbrief/mailing op ‘uitschrijven’ te klikken. U kunt ook contact opnemen met de Kap en verzoeken om uitschrijving van de distributielijst.

U bent tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van uw gegevens bij de Autoriteit persoonsgegevens.

Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze Privacyverklaring. Controleer regelmatig de Privacyverklaring voor de laatste versie van ons privacybeleid.

Apeldoorn, september 2023